Tjänster som innehåller personuppgifter

Inom Barn- och utbildningsförvaltningen och dess verksamheter (förskolor, grundskolor och gymnasium) har vi identifierat följande dataysystem, register och applikationer som behandlar personuppgifter.

Skolplatsen

Skolplatsen används som elevregister. Genom systemet håller vi reda på var kommunens medborgare med skolplikt går i skolan och vi håller också reda på förskolebarn. Val till förskola och skola genomförs i systemet och faktureringsunderlag tas ur systemet både för fritids- och förskola men också för interkommunala ersättningar (elever som inte går i skolan i sin egen kommun kommer att betalas av sin hemkommun). I systemet finns:

• Personuppgifter om barn och elever.
  • Personnummer, namn, adress, skola/förskola, klass/avdelning, telefonnummer, E-post.
• Vårdnadshavares uppgifter
  • Personnummer, namn, adress, telefonnummer, E-post.
• Många av uppgifterna kommer från Skatteverket och förutom ovanstående får vi också information om folkbokföringsdag och civilstånd (t ex om vårdnadshavarna är gifta och från när) och hur hushållet ser ut.
• Aktuella inkomstuppgifter sparas i systemet för fritids och förskolefakturering, uppgifterna kommer från vårdnadshavarna själva.
• Folkbokföring och folkbokföringshistorik
• Skol- och förskoleval

Det som skiljer Skolplatsen från nedanstående applikationer är att det samlas personuppgifter om alla kommunens medborgare i aktuella skol- och förskoleåldrar. Övriga applikationer nedan gäller bara kommunala skolor och förskolor, Alvis gäller bara de som är aktuella för vuxenutbildning.  

 

Schoolsoft

Schoolsoft är den lärplattform som används i förskola, grundskola och gymnasium i Salems kommun. Från Skolplatsen läses en hel del information över till Schoolsoft för att elevlistor och vårdnadshavaruppgifter ska vara aktuella. I Schoolsoft lagras också uppgifter om elevers progression i lärandet och betygen. I systemet finns:

• Personuppgifter om barn och elever.
  • Personnummer, namn, adress, skola/förskola, klass/avdelning, telefonnummer, E-post, foton.
• Vårdnadshavares uppgifter
  • Personnummer, namn, adress, telefonnummer, E-post.
• Uppgifter om elevers lärande, som ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena samt betyg och verksamhetslogg i förskola.

 

ProRenata/CGM J4 (och elevakten)

CGM J4 används som journalsystem inom elevhälsans medicinska insats och övergår till systemet ProReNata fr o m höstterminen 2018. Elevakten övergår också till ProReNata fr o m höstterminen 2018. Systemen innehåller medicinska journaler samt journaler för till exempel psykologer och elevakter, d v s pedagogiska besömningar för elever i behov av särskilt stöd, åtgärdsprogram med mera. I systemet finns:

• Personuppgifter om barn och elever.
  • Personnummer, namn, adress, skola/förskola, klass/avdelning, telefonnummer, E-post.
• Vårdnadshavares uppgifter
  • Personnummer, namn, adress, telefonnummer, E-post.
• Medicinska journaler inklusive vaccinering och psykologiska journaler.
• Protokoll från möten i den lokala elevhälsan (kallas ofta elevhälsoteam och består ofta av rektor, specialpedagog, psykolog, kurator med flera), anteckningar och åtgärdsprogram.
• Här samlas också journaler, mötesprotokoll samt åtgärdprogram i den centrala elevhälsan.

 

Skola24 Schema/Novaschem

Skola24 Schema och Novaschem är två applikationer från samma leverantör som används för att göra scheman för elever och lärare. I systemet finns:

• Personuppgifter om användare i systemet (schemaläggare/administratör).
  • Personnummer, namn, Epost.
• Uppgifter om lärare
  • Lärares namn, anställningsgrad, lärarsignatur
• Elevers och lärares scheman

 

Alvis

Alvis är det elevadministrationssystem som används i vuxenutbildningen. Likt Skolplatsen håller systemet reda på de elever som går och eventuella avgifter, kurser och annat för dessa. I systemet finns:

•  Personuppgifter om deltagare.
  • Personnummer, namn, adress, skola, kurs, telefonnummer, E-post.
• Många av uppgifterna kommer från Skatteverket
• Ev faktureringsunderlag för kostnader i samband med utbildning samt för interkommunala ersättningar.

 

Google Suite och Google Suite for Education

Google Suite är Googles molnlösning för applikationer som ordbehandling, kylkylprogra, presentationsprogram, E-post med mera. I utbildningsvarianten finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbetena som är inlämnade. Bland Googles applikationer finns också en molnlagringstjänst som kallas "Drive". I systemet finns:

• Personuppgifter om lärare/elever/personal
  • Namn och födelsedata, E-post (skapas av systemet).
• Sparade dokument och arbeten i Googles lagringstjänst.

 

Oribi Speak, Spellright, StavaRex, Schreibrex

Från programvaruleverantören Oribi kommer en svit av program, bland annat syntetuppläsningsprogrammet Oribi Speak men också rättstavningsprogrammen Spellright, StavaRex och Schreibrex. De loggar in via google suit-inloggningen men sparar inga personuppgifter.

 

DigiExam och ChromEx

DigiExam (gymnasiet) och ChromEx (grundskolorna) använder sig av en särskild provapplikation för att skriva prov på dator. Kort sagt så stänger det en hel del av datorns funktioner så att man inte kan surfa samtidigt eller göra annat än att just skriva prov. Uppgifter som finns i deras applikation är:

• Användarnas, namn, E-post, men också tillgång till själva skrivna provet.
• IP-adress, geostatistik (DigiExam)